Analyser un document budgétaire avec l’IA : ce que le modèle, seul, ne sait pas

REPERES a vocation à intégrer des outils spécialisés : en finances et tarification, en ressources humaines, en qualité, en appui aux pratiques professionnelles. Son moteur technique a été conçu pour cela. Nous ouvrons aujourd’hui les premiers : l’analyse des cadres normalisés que les gestionnaires connaissent bien, bilan financier, budget prévisionnel, compte administratif et EPRD.

Au-delà de l’outil, ce travail confirme quelques convictions sur la place de l’IA dans ce type d’analyse.

Des centaines de chiffres, quelques enjeux

Un cadre normalisé, c’est souvent plusieurs dizaines d’onglets et des centaines de chiffres, présentés différemment d’un éditeur à l’autre. Tout y est, mais l’essentiel s’y perd facilement.

L’intelligence artificielle et l’ingénierie de la donnée peuvent aider précieusement à recueillir et à analyser ces documents. Mais pas n’importe comment. Dans REPERES, la lecture du cadre et les calculs sont déterministes : aucun modèle de langage ne lit les cellules ni ne recalcule un fonds de roulement. REPERES reconnaît le cadre, quel qu’en soit l’éditeur, calcule les indicateurs, puis relève les points qui méritent l’attention, chacun avec un statut : établi par les chiffres, à confirmer, ou à rapprocher d’autres pièces.

Ce que le modèle, seul, ne sait pas

L’informatique ne fait pas tout. Un modèle de langage, même parmi les meilleurs, ne sait pas spontanément ce qui compte vraiment dans un document budgétaire, ni comment un financeur le lira.

Il ne sait pas qu’un résultat de l’exercice n’est pas « à apurer » mais à affecter, et que seul un report à nouveau déficitaire antérieur l’est. Il ne sait pas qu’une évolution des charges au-delà de l’OAED appelle des justifications opposables, ni qu’un dépassement ne suffit pas, à lui seul, à fonder le rejet d’une dépense.

C’est pourquoi, dans la continuité de la logique de REPERES, nous intégrons à ces outils des éléments de connaissance interne, issus de l’expérience de BMSE, et la réglementation applicable. Le modèle rédige, mais à partir des chiffres calculés, d’une doctrine explicite et de sources citées. La lecture du bilan financier en est un bon exemple : l’analyse suit l’ordre des mécanismes, distingue ce qui est à affecter de ce qui est à apurer, et situe les réserves par rapport à des repères.

Ce que l’outil ne remplace pas

Ces analyses servent d’abord à dégrossir : repérer les enjeux d’un document et la lecture qu’un financeur pourrait en faire. Nous revenons, dans une brève de tarification, sur leur usage dans le dialogue avec les autorités. Le plus souvent, l’essentiel du travail reste ailleurs :

• reconstituer la mémoire de l’établissement ;
• saisir les enjeux institutionnels ;
• les confronter aux équilibres internes de l’organisation.

Ce sont ces dimensions que nous prenons en compte dans nos accompagnements. Le directeur administratif et financier, comme le savoir expert né de l’expérience, ne vont pas disparaître. Ils vont disposer d’outils plus puissants, dont nous pensons qu’ils peuvent aider à mieux piloter.

Des documents qui restent les vôtres

Le fichier est lu en mémoire, puis supprimé. BMSE n’enregistre ni le fichier, ni les chiffres, ni l’analyse. Seuls les chiffres nécessaires à la rédaction, sans le nom de l’établissement, sont transmis à notre fournisseur d’IA pour rédiger la synthèse.

Les mêmes outils peuvent être personnalisés au sein d’une organisation, de manière sécurisée. Ils peuvent alors rendre accessibles, à tout moment, l’ensemble de ses budgets et de ses événements de gestion, avec ses propres référentiels.

Les essayer

L’analyse est gratuite et sans inscription, depuis un ordinateur ou un téléphone : déposez le classeur Excel de votre cadre sur la page Outils de REPERES, ou joignez-le simplement à votre question dans la conversation. Vous pouvez ensuite poursuivre l’échange sans redéposer le fichier.

Ces outils sont tout neufs : vos retours, sur ce qui vous a été utile comme sur ce qui vous a manqué, nous aideront à les améliorer.